Ved å ha et innovativt onboarding-opplegg for dine ansatte, styrker du som
arbeidsgiver produktivitet, engasjement og muligheten til å beholde dine
nyansatte. I disse dager hvor man skal ta imot sine nyansatte som sitter på
hjemmekontor og dermed jobber virtuelt kan det oppstå noen utfordringer.
Med mangel på å besøke arbeidsplassen, være sosial og treffe nye kollegaer,
må ledere finne en annen måte å få de nyansatte til å føle seg velkommen på.
Siden mange firma lurer på hvordan de skal lage et onboarding-opplegg for sine
ansatte i denne situasjonen, har vi samlet 10 strategier som vi ønsker å dele.
Når nyansatte begynner å jobbe i et virtuelt team, kreves det kreative og
oppfinnsomme tilnærminger for å integrere dem. Det er viktig å sørge for at
systemene er velorganisert når de nyansatte starter, samt å holde alt
papirarbeid oppdatert. Dette er spesielt viktig i de situasjoner man lærer opp
eksternt personell.
1. Justering av opplæringsplan:
Sørg for å utvikle dataflyten slik at du gir den viktigste informasjonen til den
nyansatte med èn gang. Men husk å ikke gi altfor mye informasjon på èn gang.
Du bør sørge for å gi detaljert informasjon i løpet av de første ukene. Det er
kanskje enda mer viktig å etablere en koordinert prosedyre for onboarding av
en virtuell ansatt.
2. Oppfordre dine ansatte:
Husk å oppfordre de nyansatte til å stille spørsmål. Tradisjonelt vil en sjef være
i nærheten av den nyansatte og sjekke hvordan det går. Ledere i dag
kommuniserer i stedet med sine ansatte via email og videokonferanse. Som
leder bør du huske på det mellommenneskelige aspektet. Mennesker føler seg
ukomfortable under nye og ukjente omstendigheter. En nyansatt vil oppleve
den samme utryggheten som en elev opplever på en ny skole og kan stille seg
dette spørsmålet:
«Hvordan kan jeg bli kjent med og bygge relasjoner til alle når disse
menneskene har kjent hverandre i lang tid?»
Et vellykket onboarding-opplegg vil sørge for at den nyansatte føler seg
velkommen og ikke opplever frykt og usikkerhet.
3. Bygg en relasjon til den nyansatte:
Ledere bør ta seg tid til å møte den nyansatte ofte. Kanskje er det spesielt viktig
at en leder tar kontakt med den nyansatte når de jobber virtuelt. Det anbefales
å ha online opplæring og at denne opplæringen er enkel og tydelig
kommunisert.
4. Første dag = Første videomøte:
Det nærmeste alternativet vi kommer til å møte en nyansatt er via videomøte.
Den beste løsningen er å ha et videomøte med den nyansatte på den første
arbeidsdagen, slik at den ansatte får sjans til å spørre spørsmål. Husk å
planlegge regelmessige pauser i forbindelse med slike videomøter. I og med at
møtet er over video, vil det være vanskeligere å oppdage ansiktsuttrykk hos
den nyansatte.
5. IT systemer og utstyr:
Det er viktig å sørge for at alt av IT systemer og utstyr er på plass før den
nyansatte starter i firmaet. Hvis firmaet ditt tilbyr sine ansatte bærbar PC eller
andre enheter, må du være forberedt på å sende dette, samt instruksjoner
hjem til den nyansatte. Sørg for at innlogging og oppkobling til systemer er i
orden. Ved å gjøre dette på forhånd, sparer du tid og slipper å gjøre dette på
første arbeidsdag.
6. Engasjement:
Zoom «utmattelse» er en ekte greie. Det er effekten vi får etter å ha tilbragt
mye tid på videomøter det siste året. Vi må innse hva vi som arbeidsgivere kan
gjøre for å opprettholde engasjementet hos våre medarbeidere. Det er lett å
miste oppmerksomheten ved lange videomøter. Som leder kan du stille
medarbeideren spørsmål og legge inn pauser i møtet.
7. Fremme selskapets verdier:
En god organisasjon må ha et forhold til sine verdier. Tre ting skjer når firmaets
kultur etableres:
8. Sjekkliste:
I den første delen av onboardings-opplegget bør man bruke en sjekkliste over
alle aktiviteter den nyansatte skal igjennom. Den nyansatte vil få innsikt i og
forståelse av firmaets ulike divisjoner og historikk.
9. Etablere et fadderprogram:
En fadder er et engasjert og kunnskapsrik teammedlem som har fått i oppgave
å gjøre den nyansatte kjent med arbeidsplassen. En fadder skal bruke tid på og
være tilgjengelig for den nyansatte. For å forsterke støtten til den nyansatte
kan du vurdere å koble den nyansatte med en nåværende ansatt som ønsker
på frivillig basis å introdusere den nyansatte til andre kollegaer.
10. Organiserte virtuelle kaffepauser:
I og med at den nyansatte ikke får besøkt arbeidsplassen og møtt sine nye kollegaer personlig, må man gjøre noe annerledes. HR avdelingen kan sette opp
en liste over personer som den nyansatte bør ha en kaffeprat med. Dette børdekke tverrfaglig personale. På denne måten kan den nyansatte få et hyggelig
møte med sine nye kollegaer og føle seg inkludert. Denne aktiviteten øker teamfølelsen og hjelper den nyansatte med å tilpasse seg arbeidsmiljøet på sin
nye arbeidsplass.
Selv om virtuell onboarding er et nytt konsept for de fleste firma, har noen firma, som Dell og Marriott gjort dette i årevis. De har funnet ut at det å ha en interaktiv virtuell onboarding kan gi de nyansatte en fin opplevelse. Ved å ha engasjerte medarbeidere som gjør alt i sin makt for at de
nyansatte skal få en best mulig start, gjør du de ansatte klar for suksess.
Med deg på vårt nyhetsbrev
